Berkas - Berkas Administrasi Transaksi

1. BERKAS-BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI PEMBELIAN

Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dalam beroperasi menghasilkan produknya untuk memenuhi stok barang yang ada di gudang. Pembelian barang dapat dilakukan dengan 2 cara pembayaran, yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit.

Pembelian tunai maupun kredit, administrasi yang harus dipenuhi hampir sama. Hanya perbedaannya apabila pembelian tunai, pembeli menerima 2 bukti transaksi dari penjual yaitu nota kontan dan kuitansi. Sedangkan pembelian dilakukan secara kredit hanya menerima faktur saja dari penjual.

Berkas-berkas administrasi transaksi dalam pembelian yang diperlukan adalah bukti permintaan, surat pesanan, penerimaan barang dan kartu persediaan.

1. Bukti permintaan dari gudang

Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut.

1. Jenis barang dan spesifikasinya

2. Banyaknya barang yang diminta

3. Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang

4. Tanggal permintaan

NOTA PERMINTAAN BARANG

TANGGAL :

NO	JENIS BARANG	MERK	JUMLAH	KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) (…………………………………..)

Keterangan :

• Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang

• Nomor diisi dengan nomor urut

• Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta

• Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta

• Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta

• Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya segera, barang habis, atau hal lainnya.

2. Surat Pesanan

Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka pesanan seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh beberapa supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.

Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.

• Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)

• Tujuan perusahaan (nama supplier)

• Jenis dan merk barang yang dipesan

• Harga barang yang dipesan

• Kesanggupan pembayaran

• Tanggal pesanan

• Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan

NANG’S COMPUTER

JL Bojongsari Baru Gg Bhakti RT 01/05 Nomor 5 Depok

e-mail. G4na4nk_@google.com

SURAT PESANAN

No. 22/nang/XII/2008

Kepada : Toko Laris

Jl. Medan Merdeka barat 17 Jakarta

Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,

No	Nama Barang	Tipe/Jenis	Q	P	T
	Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 25 Desember 2008. Pembayaran : Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.

Jakarta, 22 Desember 2008

Direktur

Ganang RN

Keterangan :

• No. diisi dengan nomor urut

• Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan

• Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan

• Q diisi dengan banyaknya barang yang dipesan

• P diisi dengan harga satuan barang yang dipesan

• T diisi dengan hasil perkalian antara Q x P

• Jumlah diisi dengan jumlah kolom T

3. Penerimaan Barang

Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.

Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.

4. Kartu Persediaan

Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi. Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.

PLU :…………………KODE LOKASI :……………………..

NAMA BARANG :…………….......KAPASITAS AREA:……………………..

KARTU PERSEDIAAN

SUPLIER

1. NAMA : …………………………. KODE : ……………………

2. NAMA : …………………………. KODE : ……………………

3. NAMA : …………………………. KODE : ……………………

4. 
   

TGL	NO.DOKUMEN	MASUK	KELUAR	SALDO	HRG.BELI	KET.

Keterangan:

• PLU diisi dengan kode PLU

• Nama Barang diisi dengan nama barang

• Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang

• Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang

• Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode

• Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang

• Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor permintaan dari display untuk barang keluar

• Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar

• Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)

• Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan

• Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan

2. BERKAS-BERKAS ADMINISTRASI TRANSAKSI PENJUALAN

Seperti halnya transaksi pembelian, transaksi penjualanpun bisa dilakukan secara kredit maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan (diterimanya surat pesanan).

Berkas administrasi transaksi penjualan secara kredit dapat digambarkan sebagai berikut.

1. Otorisasikan surat pesanan kredit kepada pejabat yang berwenang

2. Setelah mendapatkan otorisasi, siapkan barang yang dipesan pelanggan sesuai dengan spesifikasi barang yang diminta dalam surat pesanan

3. Buatkan faktur-faktur sebagai bukti pengiriman barang

4. Otorisasikan surat perjanjian penjualan kredit yang telah dipersiapkan

5. Kirimkan barang kepada pelanggan

6. Otorisasikan faktur yang telah dipersiapkan apabila barang telah diterima dengan baik oleh pelanggan

Faktur sebagai bukti transaksi penjualan secara kredit sebaiknya memuat hal-hal sebagai berikut.

• Kepala surat (nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dll)

• Nama Pelanggan

• Nama Barang dan spesifikasinya

• Jumlah Barang

• Harga Satuan

• Jumlah Harga

• Jumlah yang harus dibayar oleh pelanggan

• Otorisasi penerimaan

• Otorisasi penyerahan

• Syarat pembayaran

PT NAYON

Jl Sulawesi 5 B Jakarta Telpon 8603338

JAKARTA

FAKTUR

Dijual kepada : PD Sejahtera tanggal : 22 Desember 2008

Alamat : Jl. Sudirman Madiun nomor faktur: 238/GRN/12/98

Syarat kirim : FOB Destination

Syarat bayar: 2/10, n/30

No	Keterangan	Unit	Harga Satuan Rp.	Jumlah Rp.
1	TV Warna 14”	5	950.000	4.750.000
2	TV Warna 21”	5	1.400.000	7.000.000
	Jumlah			11.750.000

Dengan Huruf : Sebelas Juta Tujuh Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah

No. Perk.	Debet	Kredit

Diketahui oleh, Bagian Penjualan

………………….. …………………………

Berkas administrasi transaksi penjualan secara tunai dapat digambarkan sebagai berikut.

Transaksi Penjualan Tunai dimulai dari diterimanya pesanan dari pelanggan (surat pesanan, secara lisan melalui pramuniaga).

Berkas transaksi yang diperlukan dalam penjualan tunai adalah nota kontan dan kuitansi.

1. Nota Kontan

Nota kontan merupakan bukti penyerahan barang yang pembayarannya dilakukan secara tunai. Bentuk serta cara pengisian nota kontan samsa saja dengan faktur, hanya dalam nota kontan tidak ada syarat pembayaran.

NANG’S COMPUTER

JL Bojongsari Baru Gg Bhakti RT 01/05 Nomor 5 Depok

e-mail. G4na4nk_@google.com

Kepada Tn : ……….

NOTA KONTAN

No. 22/nang/XII/2008

NO	NAMA BARANG	BANYAKNYA	HARGA SATUAN	JUMLAH HARGA

Depok, Desember 2008

Hormat kami,

Sales

Doni

2. Kuitansi

Kuitansi merupakan bukti penerimaan uang dari pelanggan. Kuitansi seharusnya dibubuhi materai sesuai dengan peraturan pemerintah. Dalam kuitansi yang seharusnya ada adalah sebagai berikut.

• Nama orang yang menyerahkan uang (bisa nama perusahaan)

• Jumlah uang yang ditulis dengan huruf

• Maksud pembayaran

• Jumlah uang yang ditulis dengan angka

• Nama penerima uang tersebut

• Tanggal terjadinya transaksi

KUITANSI

Sudah Terima Dari :………………………………………….

Uang Sejumlah :………………………………………….

Untuk Pembayaran :…………………………………………..

…………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………..

D

Rp.

epok, Desember 2008

Nang’s Computer

Doni

Oleh : Chalid Surya