Standar Perusahaan dan Perencanaan

MENJAGA DISPLAY PRODUK AGAR TETAP SESUAI DENGAN STANDAR PERUSAHAAN DAN PERENCANAAN

A.Standar perusahaan dan perencanaan

Dalam menjalankan suatu kegiatan usaha serperti toko misalnya, diperlukan berbagai hal yang nantinya dapat membantu terhadap kelancaran usaha. Berbagai unsur-unsur yang ada didalam perusahaan mempunyai fungsi dan urusan masing-masing, sehingga satu sama lain tidak saling berbenturan. Untuk itulah diperlukan kegiatan pengadministrasian dan pengorganisasian.

Pengertian administrasi dan organisasi adalah saling berkaitan. Secara sederhana pengertian administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan dua orang atau lebih dengan bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sedangkan organisasi pada dasarnya adalah wadah dari kerjasama tersebut. Didalam organisasi orang-orang yang bekerjasama tersebut perlu diatur melalui kegiatan manajemen.

Pada dasarnya Standar perusahaan dapat diurutkan menjadi enam macam ruang lingkup kegiatan yaitu:

1. Pimpinan

Setiap perusahaan yang didirikan harus mempunyai pimpinan yang disebut pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan ini bertugas merencanakan, memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan. Pimpinan harus memiliki kemampuan untuk mempengaruhi, menggerakkan, mengarahkan dan mengembangkan. Sedangkan peran utama manager adalah mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan perangkat manajemen dan sumber daya organisasi

2. Pasar

Setiap usaha harus mempunyai tempat untuk menjual hasil produksinya sehingga barang dagangan terjual. Perusahaan harus dapat membeli bahan-bahan yang dibutuhkan. Menjual dan membeli ini adalah termasuk urusan perdagangan, urusan semacam ini dinamakan Tata niaga.

3. Produksi

Suatu usaha didirikan pada dasarnya untuk melakukan kegiatan produksi. Yang dimaksud kegiatan produksi ialah menciptakan/membuat barang atau menambah kegunaan. Kegiatan pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan produksi ini dinamakan fungsi Tata karya.

4. Modal

Salah satu unsur yang penting dalam menjalankan usaha perusahaan adalah modal. Dengan modal itulah perusahaan dapat membeli berbagai barang dan peralatan yang dibutuhkan untuk menjalankan usahanya. Pembelian barang dan peralatan tersebut tentu dengan menggunakan uang. Urusan permodalan /keuangan tersebut dinamakan fungsi Tata artha.

5. Karyawan

Jika sesuatu perusahaan memperkerjakan tenaga kerja pramuniaga misalnya maka terdapat berbagai urusan yang berkaitan dengan kepegawaian/personil. Mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian dinamakan Tata personalia.

6. Administrasi

Dalam setiap usaha harus dilakukan pencatatan dan pembukuan terhadap segala hal yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan. Hal itu misalnya: pembukuan, perhitungan harga pokok, jumlah produksi, penjualan, pembelian, pengeluaran barang dan lain-lain. Urusan yang erat kaitannya dengan pekerjaan administrasi ini dinamakan fungsi Tata usaha.

Secara sepintas, unsur-unsur tersebut kelihatannya terpisah-pisah satu dengan yang lainnya, namun pada hakekatnya merupakan satu kesatuan yang saling mendukung dan berjalan bersama-sama dalam suatu perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang manager yang kegiatannya mengurus, mengatur, memimpin dan mengolah sehingga berjalan dengan lancar serta efisien yang pada akhirnya dapat membuahkan hasil

Pemilik toko swalayan misalnya, menginginkan agar usahanya dapat berjalan dengan lancar dan teratur. Untuk itu maka setiap orang atau badan yang terlibat langsung dalam perusahaan itu harus mengetahui dengan jelas, apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana caranya, supaya baik dan efisien.

Jika usaha toko tersebut sudah memerlukan beberapa orang pembantu, maka perlu diadakan pembagian kerja dengan menentukan tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing, walaupun dalam hal ini si pengusaha/pemilik usaha ikut bekerja secara langsung. Membagi-bagi pekerjaan dalam suatu usaha perusahaan akan memudahkan orang dalam menjalankan tugasnya. Pembagian kerja itu dimaksudkan untuk menegaskan siapa yang harus mengurus, apa yang harus diurus serta tanggung jawab apa yang diembannya. Oleh karena itu perlu diadakan suatu tata kerja yang agak terperinci. Hal ini disebut rincian tugas dan tanggung jawab atau Job description. Pada dasarnya tugas seorang pimpinan adalah mengawasi terhadap jalannya perusahaan, pelaksanaan secara teknis diserahkan kepada orang/ bagian lainnya yang terlibat dalam perusahaan. Semua itu dapat berjalan dengan lancar dan teratur bila tata kerja disusun secara jelas.

Didalam menjalankan usaha Toko, diperlukan orang yang mampu menghadapai berbagai persoalan dan permasalahan bisnis. Pada mulanya banyak dari masalah ini tidak nampak. Namun pada saat usaha mulai tumbuh berkembang berbagai persoalan muncul. Pada perusahaan besar, persoalan bisnis dihadapi oleh banyak manajer. Setiap menajer mengkhususkan diri pada bidang tertentu. Sebaliknya persoalan yang terjadi pada usaha kecil dihadapi oleh satu orang. Untuk itu diperlukan kepandaian dan pengalaman dalam banyak hal agar segala sesuatunya dapat berjalan lancar dengan pengeluaran biaya yang rasional.Kepandaian dan pengalaman tersebut meliputi ;

a. Pengalaman dalam bidang Wirausaha

Pengetahuan saja rasanya mungkin tidak cukup. Pengetahuan yang didukung oleh pengalaman akan dapat menunjang keberhasilan. Pengalaman dapat diperoleh dari dirinya sendiri atau belajar dari pengalaman orang lain. Beberapa sifat dan karakter wirausaha yang harus dimiliki antara lain;

Kreatif
Berani dengan resiko
Ulet
Memiliki etika
Memiliki sense of business

b. Perencanaan

Rencana usaha harus dibuat secara tertulis. Pada permulaan, ditentukan tujuan jangka pendek untuk beberapa bulan atau satu tahun. Kemudian dapat dimulai dengan perencanaan jangka panjang. Dalam membuat perencanaan harus melibatkan faktor- faktor produksi yang meliputi Alam, tenaga kerja, Modal dan skill. Perusahaan yang baik menempatkan Sumber daya manusia sebagai bagian dari keseluruhan proses pencapaian tujuan perusahaan. SDM tidakdianggap sebagai faktor produksi tetapi merupakan mitra atau partner kerja yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan.Pihak perusahaan harus mengembangkan SDM sejak awal dan memandang sebagi asset yang paling berharga. Dengan demikian semua karyawan dari level bawah sampai keataas harus dididik dilatih dan dikembangkan agar produktivitasnya meningkat. Disampng itu pimpinan perusahaan harus memperhatikan kepentingan dan kesejahteraan karyawan sehingga dapat bekerja lebih tenang. Pengusaha harus dapat mengangkat derajat karyawan, memperlakukan secara manusiawi, memperhatikan kebutuhan hidup karyawan, memberi kenyamanan kerja.

Apabila perusahaan semakin berkembang maka perlu dilakukan pembagian tugas yang jelas. Untuk itu beberapa perencanaan harus dibuat antara lain

Menyusun uraian tugas pokok untuk menjalankan usaha dan membaginya dalam jabatan-jabatan tertentu.
Menyusun struktur organisasi berikut jabatan dan deskripsi tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja meliputi jabatan yang diperlukan, jumlah dan persyaratan minimum yang harus dipenuhi.
Menetapkan balas jasa dan perangsang yang dapat disediakan.

c.Keseimbangan antara produksi dengan pemasaran

Kegagalan untuk membuat seimbang produksi dengan pemasaran merupakan masalah bagi banyak perusahaan termasuk Toko eceran. Pemilik toko harus dapat mengatur keseimbangan antara barang dagangan dengan persediaan digudang . Jika barang tidak dapat dipasarkankan, karena display dan promosinya tidak tepat maka persediaan barang akan menumpuk di gudang dan modal kerja beku. Sebaliknya, jika penjualan dan pesanan lebih besar dari produksi, keadaan ini dapat diperbaiki dengan mempekerjakan lebih banyak orang, membentuk regu kedua, atau bekerja lembur.

B. Organisasi toko eceran

Dalam suatu organisasi dengan berbagai aktivitasnya, terdapat hubungan antar manusia dari mereka yang menjalankan kegiatan organisasi tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut maka makin kompleks pula hubungan kerjasama antara manusia tersebut. Untuk keperluan tersebut perlu dibuat bagan organisasi atau struktur organisasi yang menggambarkan pembagian tugas dan tanggung jawab. Besar kecilnya struktur organisasi sangat dipengaruhi oleh besar kecilnya perusahaan.

Pada toko eceran yang dikelola secara modern seperti Mini Market, Swalayan ataupun Departemen store standar organisasi perusahaannya seperti pada bagan berikut

OWNER MANAGER

Strategic management

ACOUNTANT

Financial control

MERCHANDISE MANAGER

Merchandise management

Advertising& Promotion

STORE MANAGER

Store management

Human Resource management

SALES PEOPLE

Keterangan :

1. Owner manager adalah pemilik toko yang memiliki kewenangan untuk mengatur perusahaan. Pemilik yang sekaligus sebagai pimpinan harus dapat mengelola usahanya melalui berbagai pengambilan keputusan yang tepat

2. Acountant adalah bagian yang melakukan kegiatan administrasi keuangan dan berfungsi sebagai pengawas keuangan

3. Dalam hal mengelola Toko Pemilik toko dibantu olah seorang Merchandise manager, yakni orang memiliki kemampuan mengelola barang dagangan secara menyeluruh mulai dari mencari barang dagangan, menyimpan, menentukan harga jual, menata/ display dan melakukan promosi. Tugas- tugas tersebut merchandise management dan Advertising/ promotion

4. Store manager atau manager toko melakukan kegiatan yang berkaitan dengan mengelola toko, mengatur karyawan serta para tenaga penjualnya

Struktur organisasi tersebut diatas adalah salah satu model untuk toko eceran. Model ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebijakan perusahan

Disamping Model organisasi seperti tersebut diatas terdapat pula model organisasi yang lebih sederhana dan banyak digunakan dinegara kita seperti pada Bagan berikut

KEPALA TOKO

Rincian tugas dari masing- masing struktur adalah sebagai berikut ;

1.Tanggung jawab Kepala toko/ wakil kepala toko

Bertanggung jawab kepada pemilik toko
Bertanggung jawab terhadap kelancaran toko
Bertanggung jawab atas barang- barang ditoko
Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
Bertanggung jawab terhadap kunci toko

Tugas Kepala Toko/ Wakil kepala toko

Melakukan pengawasan terhadap barang yang dijual
Melakukan pengawasan terhadap karyawan toko
Melakukan pengawasan terhadap barang- barang inventaris
Melakukan pengawasan terhadap display
Melakukan pengawasan terhadap penerimaan barang
Melakukan pengawasan terhadap barang kedaluwarsa
Melakukan pengawasan terhadap target dan realisasi
Melakukan pengawasan terhadap penyimpanan uang
Melakukan pengawasan terhadap harga jual, label harga

2. Tugas penerima barang

Rincian tugas penerima barang termasuk penggudangan adalah sebagai berikut :

Melakukan pengecekkan terhadap penerimaan barang yang meliputi kualitas, kuantitas dan tanggal daluwarsanya
Menulis keterangan tentang tanggal terima, jumlah, harga pada karton atau pembungkus barang
Mengatur jumlah barang yang akan dipajang dan disimpan/ stock digudang
Mengatur grouping dan penyusunan barang digudang
Mengamankan barang, menjaga kebersihan gudang

3.Tugas Pajangan

Tugas pemajangan adalah berkaitan dengan upaya supaya pembeli merasa nyaman dan mudah dalam berbelanja. Oleh sebab itu tugas bagian Pajangan adalah sebagai berikut:

Memeriksa stock barang di rak display
Merapikan barang
Memajang barang menurut jenisnya
Memajang banrang sesuai dengan FIFO
Mempelajari dan mengenali barang
Mempelajari barang yang fast moving dan slow moving
Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen

Mengingat tugas ini sangat penting, maka keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang pemajang antara lain;

Merchandising/ penyediaan barang dagangan
Display dan Promosi
Labelling dan Ticketing

4. Tugas Kasir

Tugas utama kasir adalah menerima uang pembayaran dari pembeli. Dengan ddemikian seorang kasir harus mengerti dengan baik cara penggunaan mesin Cash register dan hafal akan Kode departemen barang. Kasir harus memiliki penampilan sebagai berikut:

Berkepribadian menarik
Murah senyum, ramah, supel, mudah bergaul, dapat berkomunikasi dengan baik
Teliti, rapi dan cekatan
Bertanggung jawab dan jujur
Berpenampilan menarik, rendah hati
Disiplin dan selalu bekerja sama dengan sesama karyawan

Dalam menjalankan tugasnya sebagai Kasir biasanya dibantu oleh seorang Bagger, yakni pembantu kasir dalam melayani pelanggan antara lain membungkus dan membawakan barang belanjaan

5. Cleaning/ petugas kebersihan

Kebersihan adalah salah satu faktor penting dalam membangun citra konsumen terhadap toko. Kebersihan dan kerapihan toko menunjukkan cara kerja dan manajemen yang baik. Tanggung jawab petugas kebersikan adalah sebagai berikut;

Bertanggung jawab atas kebersihan didalam dan diluar toko
Bertanggung jawab terhadap peralatan kebersihan

Adapun tempat yang harus dibersihkan antara lain;

Barang dagangan
Kaca, lantai, ruangan, rak,dinding dan sebagainya
Toilet, tempat sampah, halaman toko

Apabila karyawan dapat melakukan kegiatannya sesuai dengan prosedur kerja serta mengacu kepada rincian tugas dan tanggung jawabnya maka dapat dipastikan bahwa perusahaan akan mencapai kebeerhasilannya

D.Standar Pelayanan terhadap konsumen

Dalam dunia usaha yang tingkat persaingannya semakin tinggi, terdapat 4 hal pokok yang selalu diinginkan bahkan dituntut oleh konsumen. Empat hal tersebut adalah ;

Harga ( Price )
Kualitas ( Quality )
Pelayanan ( Service )
Ketepatan waktu ( Time delivery )

Seseorang yang akan membeli barang selalu mempertimbangkan hal tersebut. Mereka menginginkan harga yang terjangkau dengan kualitas barang yang baik serta mendapatkan pelayanan yang menyenangkan. Ketepatan waktu juga merupakan salah satu unsur yang dipersaingkan. Sebagai contoh bila kita membeli barang yang berdasar pesanan maka konsumen selalu menginginkan yang cepat jadi serta sesuai dengan waktu yang dijanjikan. Hal tersebut diatas pada dasarnya berkaitan dengan upaya untuk menarik perhatian konsumen, melalui kegiatan pelayanan.

Pengertian pelayanan adalah sesuatu baik( tangible) yang nyata ( tangible ) ataupun tidak nyata ( intangible ) yang diberikan kepada konsumen dan sifatnya menyenangkan. Apabila kita berbelanja ditoko, kemudian penjual memberikan kantong plastik sehingga kita mudah membawanya, itu adalah pelayanan. Pramuniaga dan kasir yang melayani dengan senyuman serta ramah, adalah contoh pelayanan. Mengingat pentingnya arti dan manfaat pelayanan, maka pada perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha Ritel terdapat bentuk dan standar pelayanan yang dikenal dengan nama Cycle of service ( siklus pelayanan ) yakni pelayanan yang diberikan mulai calon pembeli berada diluar toko, selama berbelanja sampai dengan meninggalkan toko. Siklus pelayanan terdiri atas:

Attracting service

Attracting service adalah segala bentuk pelayanan yang berupaya untuk menarik pembeli masuk kedalam toko dan berbelanja. Contoh; halaman parkir yang cukup luas, parkir gratis, spanduk besar yang dipasang diluar toko serta window display atau Elalase toko

Shopping service

Shopping service adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan didalam ruangan toko, sehingga calon pembeli menjadi leluasa dan bebas melihat- lihat serta memilih barang. Contoh; Toko menyediakan berbagai macam barang kebutuhan, tangga berjalan, lift dan yang lainnya

Confort service

Confort service ialah bentuk pelayanan yang menyuguhkan perasaan nyaman dan menjaadi betah selama berbelanja. Contoh; ruangan ber AC, suara alunan musik serta suara pemandu yang merdu dan sebagainya

Buying service

Buying service ialah berbagai pelayanan yang tujuannya memperlancar terjadinya penjualan misalnya; pramuniaga yang ramah tamah, label harga yang menarik serta pengelompokan barang dagangan

Goodwill service

Goodwill service ialah pelayanan yang ditujukan untuk menjadikan pembeli sebagai langganan. Pelayanan ini umumnya diberikan menjelang pembeli selesai berbelanja. Contoh; kasir menyampaikan ucapan terima kasih saat menerima pembayaran, barang belanjaan diantar sampai ke mobil serta pemberian jaminan atau garansi

Guna mendapatkan konsumen yang lebih banyak karena tingkat persaingan, saat ini pengusaha saling berlomba untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen

Disamping itu dengan telah diberlakukan Undang- undang nomor 8 tahun 1999 tentang perlindungan Konsumen maka standar pelayanan terhadap konsumen menjadi lebih terjamin. Mengacu pada ketentuan tersebut maka perlindungan yang diperoleh konsumen berupa hak adalah sebagai berikut;

Hak atas kenyamanan, keamanan dan keselamatan dalam mengkonsumsi barang dan jasa
Hak untuk memilih barang dan atau jasa serta mendapatkan barang/ jasa tersebut sesuai nilai tukar dan kondisi serta jaminan yang dijanjikan
Hak atas informasi yang benar, jelas, dan jujur mengenai kondisi dan jaminan barang/ jasa
Hak untuk didengar pendapat dan keluhannya atas barang/ jasa yang digunakan
Hak untuk mendapatkan advokasi, perlindungan, dan upaya penyelesaian sengketa perlindungan konsumen secara patut
Hak untuk mendapatkan pembinaan dan pendidikan konsumen
Hak untuk diperlakukan atau dilayani secara benar dan jujur serta tidak diskriminatif
Hak untuk mendapatkan kompensasi, ganti rugi dan / atau penggantian, apabila barang dan/ atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan peerjanjian atau tidak sebagaimana mestinya
Hak lainnya yang diatur dalam perundang- undangan

Sebagai perimbangan hak pelaku usaha adalah sebagi berikut;

Hak untuk menerima pembayaran yang sesuai dengan kesepakatan mengenai kondisi dan nilai tukar barang / jasa yang diperdagangkan
Hak untuk mendapatkan peerlindungan hukum dari tindakan konsumen yang beritikat tidak baik
Hak untuk melakukan pembelaan diri sepatutnya di dalam penyelesaian hukum sengketa konsumen
Hak untuk rehabilitasi nama baik apabila terbukti secara hukum bahwa kerugian konsumen tidak diakibatkan oleh barang dan atau jasa yang diperdagangkan
Hak- hak yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang- undangan lainnya

Apabila hak konsumen dan hak pelaku usaha dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab maka akan terwujudlah keseimbangan perlindungan kepentingan konsumen dan pelaku usaha sehingga tercipta perekonomian yang sehat